Efektifitas Pengendalian Intern atas Penggajian dan Personalia Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

Avatar of news.Limadetik
Efektifitas Pengendalian Intern atas Penggajian dan Personalia Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi
Ilustrasi

Oleh : Muhammad Dirga
NIM : 202010170311319
Prodi: Akuntansi
Universitas Muhammadiyah Malang

___________________________

ARTIKEL – Sumber daya manusia sebagai sarana untuk mencapai tujuan perusahaan, merupakan salah satu faktor penentu yang mempunyai andil besar dalam kinerja ke depan suatu perusahaan. Sumber daya manusia tersebut diartikan sebagai karyawan pengelola dan pelaksana suatu perusahaan yang dipercaya oleh perusahan dalam melaksanakan tugas kegiatan. Perusahaan mempunyai kesempatan yang baik untuk bertahan dan maju jika mempunyai karyawan yang tepat, sehingga membutuhkan usaha yang terus-menerus untuk mencari, memilih, dan melatih calon atau karyawan.

Dalam melaksanakan kegiatan operasi perusahan diperlukannya manajemen perusahaan yang baik dengan ditunjang oleh personil yang berkualitas agar dapat berkarya secara efesien. Hal penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah faktor manusia. Sumber daya manusia dalam suatu perusahaan merupakan faktor dominan dalam pencapaian suatu tujuan perusahaan. Agar perusahaan dapat bertahan dan semakin berkembang, maka diperlukan tenaga kerja yang berkualitas sesuai dengan prestasi yang disumbangkan pada perusahaan.

Sebagai imbalan kepada sumber daya tersebut, maka perusahaan menjanjikan suatu kontrak prestasi berupa gaji. Beberapa perusahaan dalam menjalankan usahanya belum menerapkan sistem informasi akuntansi dalam menunjang efektivitas pengendalian intern atas penggajian karyawan, sehingga seringkalinya keterlambatan dalam hal penyiapan absensi karyawan yang mengakibatkan adanya keterlambatan pembayaran gaji dan gaji tersebut masih di bagi oleh pimpinan perusahaan langsung.

Hal ini tentu sangat merugikan karyawan dan perusahaan, karena seharusnya setiap pagi sebelum karyawan lain datang harus sudah ada daftar absensi dan karyawan bagian SDM yang menyiapkan dan memeriksa daftar absensi satu persatu.

Biasanya yang dilakukan oleh bagian SDM baru membuat daftar absensi pada waktu pagi hari. Sering terjadi kesalahan tanda tangan secara tidak disengaja, karena bentuk dari kartu daftar hadir berupa kolom-kolom maka seringkali karyawan melakukan kesalahan dalam melakukan tanda tangan, sehingga yang ditanda tangani adalah daftar hadir karyawan yang lain. Yang mengakibatkan bagian SDM terkadang ragu untuk menilai apakah karyawan tersebut masuk atau tidak.

Pada sistem ini telah terlihat dengan jelas bagaimana sebuah organisasi pembagian tugas yang jelas belum dilakukan sebenarnya dan besarnya resiko kecurangan telah diminimalisir melalui pembagian tugas yang jelas melalui dua bagian yang bekerja sama dengan pembagian tugas yang jelas. Dalam suatu perusahaan apabila sistem informasi akuntansi tidak baik akan menimbulkan suatu gejala yang merugikan, misalnya terjadi pembayaran yang fiktif atau pengalokasian biaya tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

Untuk menciptakan pengendalian intern yang memadai diperlukan suatu sistem informasi akuntansi yang baik. Sistem Informasi Akuntansi ini merupakan keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya sehingga menjadi informasi yang diperlukan sebagai alat bantu pimpinan perusahaan dalam melakukan pengawasan kerja.

Sesuai dengan adanya permasalahan yang sering terjadi diberbagai perusahaan yang ada maka beberapa penelitian yang dilakukan mahasiswa mempunyai jalan keluar yang mungkin cocok dan bisa diterapkan diberbagai perusahaan. Kesalahan diatas bisa saja merupakan akumulasi dari kesalahan yang pertama kedua dan ketiga maupun seterusnya.

Berikut adalah beberapa garis besar usulan pembenahan pada sistem perusahaan yang mungkin dapat diterapkan demi kemajuan perusahaan, yaitu dengan hanya adanya penambahan beberapa kebijakan.

Antara lain, Karyawan bagian SDM menyiapkan daftar absensi adalah maksimal 1 hari sebelum masuk kerja. Maksudnya adalah ketika daftar absensi itu sehari sebelumya sudah disiapkan maka dipastikan sudah tidak ada keterlambatan lagi dalam hal ini. Kemudian, Adanya pengawasan dari masing-masing kepala bagian. Dengan adanya pengawasan dari tiap masing-masing kepala bagian setiap melakukan absensi maka karyawan merasa takut untuk melakukan pemalsuan tanda tangan dan dipastikan terdapat sedikit rasa disiplin pada setiap karyawan yang nantinya akan meningkatkan kinerja dari karyawan.

Membuat daftar kartu absensi yang lebih baik. Dengan membuat kolom yang nantinya disesuaikan dengan nama dari masingmasing divisi dan jabatan sehingga nantinya tidak akan terdapat kesalahan lagi. Kemudian jika masih terdapat kesalahan maka yang berhak mencoret kesalahan hanyalah bagian SDM dengan diketahui oleh masing-masing kepala bagian. Selanjutnya, Memeriksa dua sampai tiga kali dan melakukan konfirmasi atas penginputan data terhadap karyawan. Maksud dari usulan diatas adalah ketika sudah melakukan penginputan data maka bagian SDM harus segera mengkonfirmasi kepada seluruh kepala bagian sehingga terdapat sedikit kesalahan yang dilakukan oleh SDM.

Sesuai dengan uraian satu persatu analisis maka menurut beberapa penelitian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang berjalan dibeberapa perusahaan yang sudah menerapkan dinilai cocok dan sudah efektif. Karena adanya kesesuaian teori antara efektitas dengan sistem informasi akuntansi penggajian dan peraturan yang diterapkan oleh perusahaan. Hal itu dapat dibuktikan dari strukur organisasi yang memadai, laporan yang dihasilkan dan fungsi-fungsi yang terkait.

Sesuai teori yang telah dikemukan oleh Warren (2008:35) bahwa suatu sistem yang efektif adalah sistem yang mempertimbangkan , Keseimbangan biaya-keefektifan (cost-effectivennes balance), Fleksibel untuk memenuhi kebutuhan yang akan datang (flexibility to meet need future), Pengendalian internal yang memadai (adequate internal control), Pelaporan yang efektif, Penyesuaian dengan struktur organisasi, dan Sistem yang disusun harus memenuhi prinsip cepat.

Setelah keseluruhan diproses lebih lanjut maka akan menghasilkan berbagai output laporan yang berguna bagi manajemen perusahaan. Banyak perusahaan yang telah menerapkan Sistem Informasi Penggajian yang berbasis semi komputer, dimana hal ini tentunya akan lebih baik daripada menggunakan yang masih manual. Hal ini tentunya akan mempunyai keungulan dalam hal pemrosesan data, waktu yang lebih efektif, dan dari segi pembuatan laporan-laporan (berupa laporan absen, perhitungan gaji, laporan keuangan, dsb).

Data output yang dihasilkan pun jauh lebih baik dan lebih rinci daripada proses manual, seperti rincian slip gaji, absen. Perihal output yang dikarenakan adanya potongan tunjangan dikarenakan adanya keterlambatan karyawan dalam memulai aktivitas kerjanya itu disebabkan oleh kepentingan pribadi karyawan itu sendiri. Hal ini tentunya dapat mengakibatkan kurang disiplinnya karyawan sehingga dapat merugikan perusahaan.