banner podcast

Peran Komunikasi Dalam Menjalankan Perencanaan Pesan-pesan Bisnis Untuk Mencapai Tujuan Perusahaan

  • Bagikan
Peran Komunikasi Dalam Menjalankan Perencanaan Pesan-pesan Bisnis Untuk Mencapai Tujuan Perusahaan
FOTO : Muhammad Rizal Muchlis
Banner Iklan

Oleh : Muhammad Rizal Muchlis
Jurusan Akuntansi, Universitas Muhammadiyah Malang

Limadetik.com – Komunikasi merupakan elemen penting dalam kehidupan sosial, selain dalam kehidupan sosial komunikasi juga memiliki peran penting dalam kehidupan bisnis. dengan komunikasi yang baik perusahaan dapat mencapai tujuan bersama perusahaan, didalam struktur organisasi perusahaan yang baik, terdapat komunikasi yang baik pula.

Komunikasi bisnis merupakan suatu proses pertukaran informasi suatu perusahaan dengan pihak internal maupun external perusahaan. Sama halnya dalam kehidupan manusia, komunikasi membantu para pihak yang berkepentingan dalam menjalankan perusahaan baik internal maupun eksternal untuk mencapai tujuan bersama.

Dalam komunikasi Pada dasarnya, perencanaan memiliki arti yang sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan manusia baik dalam dunia bisnis maupun nonbisnis. Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan segala sesuatunya berjalan dengan sebaik-baiknya Perencanaan yang baik akan mempermudah pencapaian tujuan dengan cepat, tepat, dan mudah. Pesan yang disampaikan juga tidak boleh asal-asalan, itu akan menyebabkan tujuan penyampaian tidak bisnis menjadi tidak tepat sasaran dan tidak optimal. Maka dari itu isi dari pesan bisnis harus memiliki isi, tujuan maksud yang jelas, tidak bertele-tele, dan padat.

Pengertian Perencanaan pesan-pesan Bisnis

Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan segala sesuatunya berjalan dengan sebaik baiknya, Perencanaan yang baik akan mempermudah pencapaian tujuan dengan cepat, tepat, dan mudah. Pengertian Perencanaan pesan-pesan Bisnis adalah penyampaian pesan-pesan bisnis yang dilakukan secara tertulis baik dalam bentuk surat. memo, proposal, agenda, laporan bisnis, maquin media elektronik Berbagai media elektronik yang dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis antara lain: faksimili, surat elektronik (electronic maille mail), dan situs Web (website).

Tahapan Perencanan Pesan-Pesan Bisnis

Menurut Murphy, apar penyampaian pesan-pesan bisnis dapat dilakukan secara efektif, beberapa tahapan penting berikut ini harus diperhatikan sebagai berikut:

1. apa tujuan pencapaian pesan-pesan bisnis,
2. bagaimana menganalisis audiens,
3. memilih atau menentukan ide, gagasan, atan pesan-pesan bisnis apa yang akan disampaikan kepada pihak lain.
4. bagaimana mengumpulkan fakta atau teman penting guna mendukung pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan kepada pihak lain,dan
5. bagaimana membuat outline pengorganisasian pesan-pesan bisnis.

Perencanaan pesan pesan bisnis yang baik harus mempertimbangkan beberapa tahapan penting penyampaian pesan-pesan bisnis yang efektif dan efisien.

Penentuan Tujuan

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalali memikirkan maksud atau tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut. Poin ini meninjau goodwill dihadapan andietisn(penerima pesan). Karena itu, pesan bisnis yang disampaikan suatu organisasi akan secara tidak langsung akan memberikan kesan baik dan positif bagi penerima pesan sebaliknya memberikan kesan positif organisasi / lembaganya yang mengirim pesan. penyampaian pesan bisnis yang memberikan kesan kurang baik dan negatif secara tidak langsung juga akan berdampak kurang baik atau negatif bagi lembaga organisasi baik penerima maupun pengirim pesan. Agar penyampaian pesan-pesan bisnis mencapai tujuan yang dikehendaki, ada terdapat Langkah yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan yang diakur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa Tujuan Harus Jelas 

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan penyampai pesan mencapai tujuan yang dikehendaki. Sebagaimana diketahui bahwa setiap organisasi bisnis tentunya memiliki tujuan yang berbeda-beda, yang sangat tergantung pada jenis organisasinya, Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi juga akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup yaitu:

a. Keputusan untuk Meneruskan Pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak. Jika pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil terhadap audiens, sebaiknya penyampaiannya ditahan dulu. Sebaliknya, bila isi pesan sangat penting dan akan membawa pengen yang besar, pesan sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan.

b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator harus mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan! Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan dipa menanggapi mereka dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapannya tidak sesuai/sejalan.

c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu menguatkan isi pesan. Komundator hanya harus memasukkan informasi yang penting dan yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus disingkirkan atau dibuang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukkan dalam pesan-pesan yang akan disampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktu pun akan terbuang percuma. Padi akhirnya, penyampaian pesan tidak akan mencapai sasaran yang dikehendaki.

d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang Akan Digunakan Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan. Misalnya, seorang pimpinan kelompok kerja yang ingin mengumpulkan anggotanya dapat menggunakan tulisan sebagai media komunikasi.

1. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi yaitu memberi informasi (informing) melakukan peransi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audien tentang pengaruh tujuan umum komunikasi. 

a. Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada. Untuk
memperoleh pegawai yang diharapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja
melalui media surat kabar, majalah, radio, dan Internet. Masing-masing media
komunikasi tersebut tentu memiliki keunggulan dan sekaligus kelemahannya, baik dilihat dari sisi jangkauan penerimaannya maupun biayanya. Media komunikasi mana yang akan dipilih sangat bergantung pada kebijakan perusahaan dengan mempertimbangkan kemampuan internal perusahaan tersebut.

b. Melakukan Persuasi Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dan orang lain dalam bisnis. Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak harus memahami prinsip win-win solution Artinya, kedua belah pihak yang terlibat dalam negosiasi tersebut saling memperoleh manfaat tanpa merasa harus ada yang dikorbankan atau gagal.

c. Melakukan Kolaborasi Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing. Saat ini, kerjasama antar perusahaan di berbagai belahan dunia relatif mudah dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini. Seseorang dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi yang ada, seperti telepon biasa, faksimile, telepon genggam, Internet, email, dan telekonferens.

Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam mempererat kerja sama di dunia bisnis. Dalam dunia bisnis, presentasi yang baik harus mampu menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut seseorang harus menanyakan pada diri sendiri, apakah audiens akan melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak. Tujuan harus dinyatakan setepat mungkin, demikian pula dengan identifikasi individu-individu yang akan memberi tanggapan terhadap pesan yang akan disampaikan. Adapun perbedaan tujuan umum dengan tujuan khusus yakni:

Tujuan Umum Komunikasi Bisnis
– Memberi informasi
– Membujuk
– Kolaborasi 

Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis 
– Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer 
– Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan
– Membantu departemen personalia mengembangkan program pelatihan bagi beberapa anggota baru. 

Cara Menguji Tujuan
Penentuan tujuan yang hak tentunya harus mudah diaplikasikan dalam  dunia maya.Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan berikut ini:

a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis
Tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-ide dan gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti Leanin finanual, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya dipertimbangkan masalah ketepatan waktu. Contoh, dalam situasi krisis moneter. ide untuk melakukan

b. Apakah Waktunya Tepat?
Dalam menyampaikan sebuah ide atau gagasan hendaknya dipertimbangkan masalah ketepatan waktu 

c. Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?
Tujuan penyampaian sani pean hendaknya mengacu pada tujui organisasi secara keseluruhan. Karena itu, apabila ingin menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens usahakan agar pesan tersebut sesuai dengan kebijakin organisasi. Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tersebut adalah "tidak", sebaiknya pesan ingin disampaikan. Apabila tetap disampaikan, tujuan tidak akan tercapai, ata hasilnya tidak seperti yang diharapkan.

Sumber : Purwanto, Djoko. 2006.Komunikasi Bisnis. (edisi ketiga)

banner iklan
  • Bagikan

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.